Pour une PME ou un indépendant, il est essentiel de recouvrer chacune de ses factures. L’encaissement et la réclamation des factures est un art qui, s’il n’est pas maîtrisé, devient un cauchemar pour ceux qui doivent s’en charger. Les facteurs clés  du recouvrement sont l’anticipation, la segmentation des factures impayées et la mise en place d’un système de gestion pour faciliter le suivi des mauvais payeurs. Les clés du recouvrement sont les suivantes.

Etre rapide

Les statistiques montrent que si une action est entreprise dans les six mois suivant la date d’échéance, 90 % de l’argent impayé peut être récupéré. Il est très important d’agir rapidement car le temps est le pire ennemi du recouvrement et le meilleur allié du mauvais payeur.

La négociation directe

L’insistance et la gestion personnalisée sont la meilleure solution pour résoudre une dette impayée. La visite du débiteur et la négociation directe permettent de recouvrer 85% des créances commerciales.

Segmenter le portefeuille de créances impayées

Chaque client est différent et peut être confronté à des problèmes différents (montant de la dette, jours de retard, niveau de risque réel ou nombre d’impayés cumulés). Il est donc nécessaire de mettre en place des stratégies de recouvrement spécifiques à chaque client et aux mauvais payeurs. L’essentiel est de classer les impayés en catégories sur la base de critères objectifs qui indiquent ce qu’il convient de faire en fonction de chaque personne et de chaque situation.

 Optimiser la gestion

Il est essentiel d’avoir un support documentaire et de disposer d’un bon logiciel de facturation pour effectuer un suivi détaillé. Cela permettra de connaître la situation de chaque impayé et facilitera la création de rapports clairs et précis ainsi que la conservation de l’historique des actions menées.

Paiement anticipé

Aucune défaillance ne peut être résolue d’elle-même et le recouvrement ne peut être attendu spontanément. Par conséquent, l’entreprise doit avoir une stratégie qui anticipe la gestion des défaillants et non un comportement simplement passif qui commence lorsque le problème est déjà un fait.

Sentiment de contrôle

Nous devons donner au débiteur le sentiment que nous contrôlons la situation. Cela n’implique pas un comportement agressif, le langage doit être correct avec le débiteur mais avec des arguments bien préparés.

Hiérarchiser les actions et Être pragmatique

Hiérarchisez les objectifs des actions de recouvrement et concentrez-vous sur la sélection des débiteurs avec lesquels les résultats peuvent être les plus satisfaisants.

Ensuite, négocier et accepter toute forme de paiement et, si nécessaire, rechercher des alternatives, telles que l’échelonnement de la dette.

Application des intérêts

Tout défaut de paiement représente un coût. C’est pourquoi, suivant les principes du droit commercial et de la directive communautaire du Parlement européen, des intérêts de retard des mauvais payeurs peuvent être mis à leur charge et, si possible, les frais de gestion et de recouvrement peuvent être répercutés.

Attribuer des responsabilités et du temps

Et si nécessaire, définissez clairement les tâches à accomplir en cas de non-paiement.

Principaux avantages Les logiciels de recouvrement d’entreprise vous font bénéficier de plusieurs avantages. Vous pouvez automatiser les processus de recettes en proposant des options de page de paiement et en acceptant les paiements par carte de crédit afin d’éliminer la frustration des files d’attente et des lettres exigeantes.

Le logiciel fournit un emplacement centralisé à partir duquel travailler, ce qui élimine les cauchemars comptables complexes entre les systèmes et rationalise les processus.

L’utilisation de logiciels, de l’IA et de l’automatisation pour obtenir des données précieuses sur les clients et mauvais payeurs vous aidera à identifier les futures complications de paiement avant qu’elles ne se produisent et à reconnaître le canal de communication à utiliser.

Les logiciels de recouvrement de créances innovants sont évolutifs et adaptables pour grandir avec votre entreprise et peuvent s’adapter à votre façon de travailler pour minimiser les perturbations et maximiser l’efficacité.